PRIVĀTUMA POLITIKA

SIA “ESTĒTS” PRIVĀTUMA POLITIKA

Šī politika ir izstrādāta saskaņā ar Eiropas Savienības Vispārīgā datu aizsardzības regulu (VDAR), kā arī attiecīgiem valsts tiesību aktiem. SIA “ESTĒTS” (turpmāk arī “mēs”, “mūsu” vai “mums”), veicot personas datu apstrādi, apņemas aizsargāt personu datu privātumu. Šajā Privātuma politikā ir vispārīgi aprakstīts, kāda datu apstrāde tiek veikta, tās mērķi un kā tiek nodrošināta drošība. Papildus informācija par personas datu apstrādi var tikt iekļauta mūsu darbinieku darba līgumos, līgumos ar klientiem u partneriem, un citos ar SIA “ESTĒTS” darbības saistītos dokumentos, tostarp mūsu Datu saglabāšanas politikā.

Definīcijas:

Pārzinis: Personas datu Pārzinis ir SIA “ESTĒTS”, kurai fiziskā persona iesniedza savus personas datus, pamatojoties uz līgumattiecībām vai pirmslīgumiskām attiecībām, vai arī kuras pakalpojumus persona (vai tā juridiskā persona vai veidojums, kuras patiesais labuma guvējs ir fiziskā persona) plāno izmantot.

Persona (SIA “ESTĒTS” datu subjekti): Klients, Partneris, SIA “ESTĒTS” Darbinieks un citas fiziskā personas, kuras datus apstrādā SIA “ESTĒTS” veicot Pakalpojumus.

Darbinieks: Fiziska persona, kura uz darba līguma pamata veic amata pienākumus SIA “ESTĒTS” interesēs.

Klients: Fiziska persona vai juridiskā persona tā pārstāvja vārdā, kas izmanto vai ir paudusi nodomu izmantot SIA “ESTĒTS” Pakalpojumu.

Partneris Fiziska persona vai juridiskā persona (piegādātājs, pakalpojumu veicējs) tā pārstāvja vārdā, kuru pakalpojumu SIA “ESTĒTS” izmanto.

VDAR: Eiropas Parlamenta un Padomes 2016.gada 27.aprīļa Regula (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula).

SIA “ESTĒTS”: Sabiedrība ar ierobežotu atbildību “ESTĒTS”, reģ. Nr. 40003810417.

Personas dati: Jebkura informācija, kas tieši vai netieši attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu, SIA “ESTĒTS” darbinieku vai citu fizisku personu, kuras dati tiek apstrādāti saskaņā ar šo Privātuma politiku un piemērojamajiem tiesību aktiem (piemēram, klienta vai partnera, kas ir juridiska persona, patiesais labuma guvējs vai pārstāvis).

Apstrāde: Jebkura ar Personas datiem veikta darbība (tostarp to vākšana, izmantošana, ievadīšana, glabāšana, rediģēšana, izpaušana, pieprasīšana, nodošana, dzēšana utt.)

SIA “ESTĒTS” Pakalpojums: Jebkurš SIA “ESTĒTS” sniegts pakalpojums, kas reglamentē SIA “ESTĒTS” uzņēmējdarbību (darbību).

Vispārīga informācija

Šī Privātuma politika tiek piemērota gadījumos, kad SIA “ESTĒTS” apstrādā personas datus:

Persona izmantoja, ir izmantojusi vai ir izteica nodomi vai interesi izmantot SIA “ESTĒTS” pakalpojumus. Tā attiecas arī uz gadījumiem, kad Persona ir netieši saistīta ar kādu Pakalpojumu (piemēram, kā nodrošinājuma sniedzējs, apdrošinātā persona apdrošināšanas līgumā vai klienta pārstāvis). Tāpat tā attiecas uz gadījumiem, kad attiecības ir nodibinātas vēl pirms šīs Privātuma politikas stāšanās spēkā, kā arī, ja Persona sniedza un/vai SIA “ESTĒTS” iegūst Personas datus.

SIA “ESTĒTS” apstrādā datus, ja izpildās vismaz viens no sekojošajiem nosacījumiem:

1. 1. Tam ir likumisks pamats: darba līguma noslēgšanai un izpildei, darba laika uzskaitei, darba samaksas aprēķināšanai un darba samaksas veikšanas nodrošināšanai, grāmatvedības prasību izpildei, likumos noteikto pienākumu veikšanai (ziņošana Valsts ieņēmumu dienestam, Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūrai, darbinieka piederības arodbiedrībai noskaidrošana darba līguma uzteikuma gadījumā), “Labumu groza” nodrošināšanai (obligātas veselības pārbaudes un apdrošināšanas organizēšana), darba pienākumu izpildes fiksēšanai un kontrolei, Klienta identifikācijai un līgumisku attiecību nodibināšanai un izpilde, tiesību aktos noteikto pienākumu izpildei;

2. 2. Tas ir leģitīmās SIA “ESTĒTS” interesēs: personāla atlasei un nodarbināšanai, īpašuma aizsardzības un drošības nodrošināšanai SIA “ESTĒTS” birojā/noliktavā, Klientu izvērtēšanai un Pakalpojumu sniegšanai, SIA “ESTĒTS” darbības risku pārvaldībai, parādu atgūšanas un piedziņas darbību veikšanai, saimniecisko un administratīvo aktivitāšu veikšanai, pilnvarojuma realizācijai;

3. 3. Persona ir devusi savu piekrišanu: “piekrišana” ir jebkura brīvi sniegta, konkrēta, apzināta un viennozīmīga norāde uz datu subjekta vēlmēm, ar kuru viņš paziņojuma vai skaidri apstiprinošas darbības veidā sniedz piekrišanu savu personas datu apstrādei” VDAR 4.pants, 11.punkts.

SIA “ESTĒTS” pamata darbība saistīta ar būvmateriālu un ierīču vairumtirdzniecību (Kokmateriālu, būvmateriālu un sanitārtehnikas ierīču vairumtirdzniecība (NACE: 46.73)) klientiem: gan juridiskajām personām, gan fiziskajām personām. Mēs apstrādājam Klientu Personas datus, lai nodrošinātu SIA “ESTĒTS” Pakalpojumus. Precīzs apstrādājamo Personas datu kopums ir attiecināms:

• (klients privātā persona) vārds, uzvārds, personas kods, deklarētā dzīves vieta, bankas norēķinu konts, finanšu un apdrošināšanas avoti darījumu nodrošināšanai, finanšu plūsma par veiktiem darījumiem, klienta pārstāvja vārds/uzvārds, klienta un klienta pārstāvja tālruņa numurs un e-pasts;

• (klients juridiskā persona) klienta pārstāvju un/vai darbinieku/-u vārds, uzvārds, amati, tālruņa numurs un e-pasts;

• Partnera pārstāvju personas datiem. Apkopotie un apstrādātie Personas dati ietver šādu informāciju: vārds, uzvārds, personas kods; kontaktinformācija, piemēram, tālruņa numurs e-pasta adrese, profesionālie sertifikāti;

• savus darbiniekus personas datus. Apkopotie un apstrādātie Personas dati ietver šādu informāciju: identifikācijas (ID kartes) un pases dati, vārds, uzvārds, personas kods, kontaktinformācija, deklarētās dzīves vietas adrese, tālruņa numurs bankas norēķinu konts, fotogrāfija, e-pasta adrese, CV (tajā skaitā, bet ne tikai, tajos norādītie dati par iepriekšējo darba devēju un darba pieredzi), profesija, izglītība, profesionālie sertifikāti;

• Klienta dati par līdzdalību uzņēmumos un citās juridisko veidojumu formās; Klienta dati par vadītājiem un citām personām, kurām ir izšķiroša ietekme, vai uzņēmumu pārstāvjiem, kuri izmanto vai plāno izmantot SIA “ESTĒTS” Pakalpojumus, kā arī to patiesajiem labuma guvējiem.

Personas īpašu kategoriju dati (VDAR 9. panta 1.punkts -*personas datu apstrāde, kas atklāj rases vai etnisko piederību, politiskos uzskatus, reliģisko vai filozofisko pārliecību vai dalību arodbiedrībās, un ģenētisko datu, biometrisko datu, lai veiktu fiziskas personas unikālu identifikāciju, veselības datu vai datu par fiziskas personas dzimumdzīvi vai seksuālo orientāciju apstrāde).

No minētās datu kategorijas mēs apstrādājam tikai šādus īpašu kategoriju datus:

• informācija par darbinieka piederību arodbiedrībai un obligātas veselības pārbaudi.

Apstrādāt šos datus ir iespējams pamatojoties uz VDAR 9. panta otrā punkta “b” un “h” apakšpunktu, kas pieļauj Īpašu kategoriju datu apstrādi, ja tā ir vajadzīga, lai realizētu pienākumus un tiesības nodarbinātības jomā un Darbinieka darbaspējas novērtēšanā, ciktāl to pieļauj tiesību akti. Piemērām: saskaņā ar Darba likuma 10 un 11. pantiem darba devējam ir pienākums noskaidrot, vai darbinieks ir arodbiedrības biedrs, bet attiecībā uz veselības datiem Darba likuma 33. panta ceturtā daļa nosaka darba devējam tiesības iegūt informāciju par darbinieka veselības stāvokli tikai tik daudz, ciktāl tam ir būtiska nozīme darba līguma noslēgšanā un paredzētā darba veikšanā, un saskaņā ar Darba likuma 36. panta otro daļu, darbinieks tiek nosūtīts uz veselības pārbaudi, ārsts norāda tikai to, vai darbinieks ir piemērots paredzētā darba veikšanai.

Pārējie īpašu kategoriju dati SIA “ESTĒTS” netiek apstrādāti.

Pamatā SIA “ESTĒTS” iegūst Personas datus tieši no personas, uz kuru šie dati attiecas. Piemēram, ja Klients vai Partneris noslēdz līgumu ar SIA “ESTĒTS” vai persona slēdz darba līgumu ar SIA “ESTĒTS”.

Personas dati mums ir nepieciešami, lai mēs varētu sniegt un saņemt Pakalpojumus. Tomēr Pakalpojuma darījumiem ar Klientiem to lieluma (apjoma) dēļ būs nepieciešama papildu informācija, kuru SIA “ESTĒTS” vāc no citiem publiskiem avotiem. Piemēram, dati par līdzdalību uzņēmumos un citās juridisko veidojumu formās, dati par vadītājiem un citām personām, kurām ir izšķiroša ietekme, vai uzņēmumu pārstāvjiem, kuri izmanto vai plāno izmantot SIA “ESTĒTS” Pakalpojumus, kā arī to patiesajiem labuma guvējiem.

Lielāko daļu datu mēs pieprasīsim un saņemsim no Klienta vai Partnera, taču atsevišķus datus mēs varam iegūt no citiem avotiem. Informāciju par Personas saistībām mēs iegūsim no publiskiem reģistriem un citiem līdzīgiem publiskiem avotiem.

Pakalpojumu interešu aizsardzība ir saistīti ar dažādiem riskiem un mūsu pienākums ir pārvaldīt šos riskus, lai nodrošinātu mūsu uzņēmējdarbības ilgtspēju, kā arī sabiedrības interešu aizsardzību. Tas nozīmē, ka mēs pārraugām savu darbību, kā arī mācāmies no mūsu iepriekšējās pieredzes, lai uzlabotu pakalpojumu izvērtēšanas un realizācijas procedūras.

Mēs analizējam datus, kas jau ir mūsu rīcībā. Turklāt mēs varam iegūt atjaunotu informāciju no reģistriem un citiem līdzīgiem publiskiem avotiem.

Lai SIA “ESTĒTS” varētu sniegt Pakalpojumus, mums ir jāievēro daudzi noteikumi. Mūsu pienākums ir arī sniegt ziņojumus valsts iestādēm, piemēram, Valsts ieņēmumu dienestam, sociālās apdrošināšanas iestādēm. Mūsu ziņojumā ietvertie dati būs atkarīgi no izpildāmajām normatīvo aktu prasībām.

Personas datu koplietošana un to aizsardzība.

Personas datiem ietvaros var piekļūt tikai tās personas, kurām tas ir atļauts, tāpat Personas datiem var piekļūt SIA “ESTĒTS” piesaistītas trešās personas, kā arī citas personas, kurām šādu piekļuvi nosaka vai atļauj normatīvie akti. Ja Personas datu Apstrādi SIA “ESTĒTS” uzdevumā veic trešās personas, SIA “ESTĒTS” piesaista tikai tādas trešās personas, kuras sniedz pietiekamas garantijas tehnisko un organizatorisko pasākumu īstenošanai, lai Apstrāde atbilstu VDAR un piemērojamo tiesību aktu prasībām un tiktu nodrošināta Klienta vai Partnera tiesību aizsardzība. Apstrādes darbības, kuras veic apstrādātāji (trešās personas), vienmēr reglamentē Privātuma un datu apstrādes līgums vai citi īpaši nosacījumi, par kādiem vienojas SIA “ESTĒTS” un šāds apstrādātājs.

Mēs varam izpaust Personas datus: SIA “ESTĒTS” sadarbības partneriem, ar kuriem kopā SIA “ESTĒTS” veic Pakalpojumus (preču iegāde); valsts iestādēm un citiem veidojumiem, kas pilda tiem likumā noteiktās funkcijas; pilnvarotiem revidentiem, juridiskajiem un finanšu konsultantiem; SIA “ESTĒTS” nolīgtiem Personas datu apstrādātājiem, kuri sniedz atbalstu SIA “ESTĒTS” Pakalpojumu nodrošināšanā; kredītiestādēm un finanšu iestādēm, apdrošināšanas pakalpojumu sniedzējiem; publisko reģistru pārvaldītājiem; parādu piedziņas sabiedrībām, kredītvēstures izpētes (kredītinformācijas) birojiem un citām trešajām personām, kurām SIA “ESTĒTS” var nodot savas tiesības un pienākumus.

Datu nosūtīšana ārpus ES/EEZ SIA “ESTĒTS” darbībā nav paredzēta. Bet ārpus ES/EEZ dati var tikt nosūtīti tikai tādā gadījumā, ja SIA “ESTĒTS” nodrošina attiecīgos aizsardzības pasākumus, kā to pieprasa VDAR, un šādai nosūtīšanai ir tiesisks pamats.

Lai pasargātu Personas datus no neatļautas piekļuves, nelikumīgas Apstrādes vai izpaušanas, nejauša zuduma, pārveidojumiem vai iznīcināšanas, mēs veicam atbilstošus pasākumus piemērojamo tiesību aktu prasību izpildei. Šādi pasākumi ietver tehniskos pasākumus, piemēram, atbilstošu datorsistēmu izvēle un konfigurācija, attiecīgo savienojumu drošības nodrošināšana, datu un datņu aizsardzība, kā arī organizatoriskus pasākumus, piemēram, piekļuves ierobežošana šādām sistēmām, datnēm un objektiem.

Tiesības attiecībā uz Personas datu apstrādi

SIA “ESTĒTS” vēlas nodrošināt, ka Personas datu apstrāde ir godīga un pārredzama, un visas no piemērojamajiem tiesību aktiem izrietošās personas tiesības ir vienmēr īstenojamas. Jo īpaši Datu subjektam ir tiesības:

• piekļūt saviem Personas datiem, kurus SIA “ESTĒTS” apstrādā. Pēc Datu subjekta pieprasījuma SIA “ESTĒTS”:

• apstiprina, vai ar Datu subjekta saistīti Personas dati tiek apstrādāti, un sniedz informāciju par Apstrādes nolūkiem, Personas datu kategorijām un Personas datu saņēmējiem vai saņēmēju kategorijām, kam Personas dati ir izpausti;

• informē Personu par apstrādē esošajiem Personas datiem un pieejamo informāciju par to avotiem;

• sniedz informāciju par Personas datu automatizētās apstrādes loģiku automatizētu lēmumu gadījumā.

• tiesības pieprasīt veikt labojumus neprecīzos Personas datos;

• ja Personas datu Apstrādes pamatā ir piekrišana, Datu subjektam ir tiesības jebkurā laikā atsaukt šādu piekrišanu, neskarot uz piekrišanas pamata veiktās Apstrādes likumību pirms piekrišanas atsaukšanas;

• tiesības saņemt Apstrādātos Personas datus strukturētā, plaši izmantotā un mašīnlasāmā formātā, kā arī noteiktos apstākļos tiesības nosūtīt Personas datus citam Pārzinim;

• noteiktos apstākļos Datu subjektam ir tiesības pieprasīt Personas datu dzēšanu vai to Apstrādes ierobežošanu;

• tiesības iebilst pret Personas datu apstrādi noteiktiem nolūkiem un noteiktos apstākļos;

• Datu subjektam ir arī tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei Latvijā – Datu valsts inspekcijai.

Personas datu glabāšanas laiks

Personas dati tiek glabāti saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem un ne ilgāk kā nepieciešams. Personas datu glabāšanas laiku nosaka SIA “ESTĒTS” datu glabāšanas politikā.

Nobeiguma noteikumi Juridiskais apliecinājums un spēkā esamība

Šī Privātuma politika nav juridiski saistošs līgums starp SIA “ESTĒTS” un Klientu vai starp SIA “ESTĒTS” un tā darbinieku darba attiecības veidošanai; tās ir mūsu Personas datu aizsardzības vadlīnijas. Tā kā mēs pastāvīgi uzlabojam un attīstām mūsu Pakalpojumus, mēs varam laiku pa laikam veikt grozījumus mūsu Privātuma politikā. Šādu grozījumu rezultātā mēs nemazināsim Personas tiesības.